PENGURUSAN REKOD, FAIL DAN
PENTADBIRAN PEJABAT SISTEMATIK
Dalam keadaan persaingan dan cabaran pasaran yang semakin kompetitif, adalah penting untuk membina pendekatan inovatif dan proaktif dalam meningkatkan perkhidmatan organisasi yang bertaraf dunia. Atas tujuan berkenaan, sudah tiba masanya untuk kita menilai dan melaksanakan kemajuan pada sistem fail, rekod dan pengurusan pejabat yang efektif.
Kursus ini akan memastikan kakitangan pentadbiran akan menjadi lebih cekap dan berkeyakinan di dalam kerja mereka dan dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti pentadbiran organisasi. Peserta juga akan didedahkan kepada pelbagai maklumat serta rahsia untuk menjadi pekerja yang berhemah tinggi.
OBJEKTIF PROGRAM:
- Memperkenalkan prinsip-prinsip, teknik-teknik moden dan tatacara yang sewajarnya di dalam pengurusan fail dan rekod organisasi bagi meningkatkan produktiviti.
- Melaksana sistem dan pengkelasan fail secara teratur dan bersistematik.
- Memahami prinsip-prinsip asas dalam prosedur pengurusan fail dan rekod. Memahami pengurusan pejabat secara menyeluruh
- Melaksanakan prinsip-prinsip pengurusan dalam menguruskan pentadbiran seharian
- Memajukan kemahiran interpersonal di pejabat
- Menggabungkan kerja berpasukan di pejabat bagi meningkatkan produktiviti dan meminimakan konflik
Kumpulan Sasaran
Semua Pegawai dan kakitangan pentadbiran dan pejabat dan juga Khidmat Sokongan dan yang terlibat di dalam Pengurusan Fail atau mengendalikan rekod-rekod organisasi atau syarikat
PROFIIL MINA
Mina Resources Sdn. Bhd. (MINA) adalah antara peneraju Pusat Latihan dan Penasihat di Malaysia. MINA berpengalaman selama 15 tahun yang cemerlang dalam bidang pendidikan dan menawarkan latihan, pendidikan dan khidmat nasihat yang berkualiti tinggi.
MINA adalah organisasi yang diiktiraf di peringkat antarabangsa dan tempatan dan berdaftar sepenuhnya dengan Kementerian Pendidikan Malaysia, Kementerian Sumber Manusia, Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Malaysia dan Kementerian Kewangan Malaysia.
KANDUNGAN KURSUS (2 HARI)
1. PENGURUSAN REKOD
v Definasi dan Skop Rekod serta Maklumat
v Ciri-Ciri dan Jangka Hayat Rekod
v Jenis dan Kategori Rekod
v Cabaran dan Kesulitan Pengurusan Rekod
2. PENGURUSAN FAIL DAN SISTEM PENCARIAN
v Sistem dan Objektif Pengurusan Fail
v Beberapa Jenis Sistem Fail
v Kaedah Menyediakan dan Menyimpan Fail
v Beberapa Perkongsian Amalan Sistem Fail
3. KESELAMATAN PEJABAT DAN REKOD
v Kawalan dan Keselamatan Rekod
v Menyediakan Tempat dan Kabinet yang Sesuai
v Beberapa Amalan dan Perkara berkaitan Perundangan yang Perlu Diberi Perhatian
v Pengurusan Kesihatan dan Keselamatan Pejabat
4. APLIKASI SISTEM 5S DALAM PENGURUSAN FAIL DAN PEJABAT
v Apa yang Diperkatakan Sebagai 5s
v Memahami Kebaikan dan Faedah Amalan 5S Secara Menyeluruh
v Perlaksanaan Pendekatan 5S dalam Pengurusan Pejabat dan Fail
5. PERANAN DAN FUNGSI SESEBUAH PEJABAT
v Definisi Dan Kepentingan Pejabat.
v Urusan – Urusan Yang Dilakukan Di pejabat.
v Peranan Kakitangan Dalam Menjayakannya.
v Cabaran – Cabaran Yang Dihadapi Dalam Era Globalisasi.
6. TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SEORANG PENTADBIR
v Tanggungjawab serta peranan utama seorang Pentadbir
v Bagaimana prestasi penyeliaan dianalisa oleh oleh pihak atasan
v Ekspektasi terhadap seseorang pentadbir & Kemahiran Yang Diperlukan
7. PELAN TINDAKAN
v Analisa SWOT – Mengkaji Kekuatan Serta Kelemahan Diri Sendiri & Mengenal Potensi Diri
v Menyediakan Pelan Tindakan Bagi Menjadi Seorang Pentadbir Yang Efektif
RUMUSAN LATIHAN
|
PENGURUSAN REKOD, FAIL DAN
PENTADBIRAN PEJABAT SISTEMATIK
AGENDA KURSUS
|
|
Hari Pertama (1)
|
|
MASA
|
KANDUNGAN
|
MEDIA
|
|
9.00 am
9.30 am
|
Introduction of trainers/participants
INTRODUCTION AND PROGRAM OBJECTIVES
PENGURUSAN REKOD
v Definasi dan Skop Rekod serta Maklumat
v Ciri-Ciri dan Jangka Hayat Rekod
v Jenis dan Kategori Rekod
v Cabaran dan Kesulitan Pengurusan Rekod
|
Presentation/Lecture
|
|
10.30 am
|
Ø BENGKEL 1: Analisa pengurusan Rekod
|
Workshop
|
|
10.45 am
|
Tea Break
|
|
|
11.00 am
|
PENGURUSAN FAIL DAN SISTEM PENCARIAN
v Sistem dan Objektif Pengurusan Fail
v Beberapa Jenis Sistem Fail
v Kaedah Menyediakan dan Menyimpan Fail
v Beberapa Perkongsian Amalan Sistem Fail
|
Presentation/Lecture
|
|
12.30 pm
|
Ø Aktiviti Minda
|
Case study
Group Exercise
|
|
1.00 pm
|
Lunch Break
|
|
|
2.00 pm
|
 Video Presentation and discussion
|
VIDEO PRESENTATION
|
|
2.30 pm
|
KESELAMATAN PEJABAT DAN REKOD
v Kawalan dan Keselamatan Rekod
v Menyediakan Tempat dan Kabinet yang Sesuai
v Beberapa Amalan dan Perkara berkaitan Perundangan yang Perlu Diberi Perhatian
v Pengurusan Kesihatan dan Keselamatan Pejabat
|
Presentation/Lecture
|
|
3.30 pm
|
Tea Break
|
|
|
3.45 pm
|
APLIKASI SISTEM 5S DALAM PENGURUSAN FAIL DAN PEJABAT
v Apa yang Diperkatakan Sebagai 5s
v Memahami Kebaikan dan Faedah Amalan 5S Secara Menyeluruh
v Perlaksanaan Pendekatan 5S dalam Pengurusan Pejabat dan Fail
|
Presentation and
Case study
|
|
4.30 pm
|
GROUP DISCUSSION/RECAP/Q&A SESSION
|
Group Exercise
|
|
5.00 pm
|
Tamat Hari 1
|
|
|
Hari Kedua (2)
|
|
MASA
|
KANDUNGAN
|
MEDIA
|
|
9.00 am
|
PERANAN DAN FUNGSI SESEBUAH PEJABAT
v Definisi Dan Kepentingan Pejabat.
v Urusan – Urusan Yang Dilakukan Di pejabat.
v Peranan Kakitangan Dalam Menjayakannya.
v Cabaran – Cabaran Yang Dihadapi Dalam Era Globalisasi.
|
Presentation/Lecture
|
|
10.00 am
|
Ø Aktiviti ‘Role-Play’- Cabaran pentadbiran Pejabat
|
Role-Play/ Group Activity
|
|
10.30 am
|
Tea Break
|
|
|
10.45 am
|
TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SEORANG PENTADBIR
v Tanggungjawab serta peranan utama seorang Pentadbir
v Bagaimana prestasi penyeliaan dianalisa oleh oleh pihak atasan
v Ekspektasi terhadap seseorang pentadbir & Kemahiran Yang Diperlukan
STRATEGI MOTIVASI UNTUK PENTADBIR
v Memahami beberapa teori-teori motivasi
v Konsep dan kepentingan motivasi
Perkara perkara yang menjadi pendorong anda
|
Presentation/Lecture
|
|
12.30pm
|
Ø GROUP EXERCISE ON ‘ MOTIVASI’
|
Group Exercise
|
|
1.00 pm
|
Lunch Break
|
|
|
2.00 pm
|
Video Presentation and Discussion
|
Video viewing
|
|
2.30pm
|
Ø AKTIVITI BERPASUKAN & MOTIVASI
|
Group activity
|
|
3.15 pm
|
Tea Break
|
|
|
3.30 pm
|
PELAN TINDAKAN
v Analisa SWOT – Mengkaji Kekuatan Serta Kelemahan Diri Sendiri & Mengenal Potensi Diri
v Menyediakan Pelan Tindakan Bagi Menjadi Seorang Pentadbir Yang Efektif
|
Presentation/Lecture
|
|
4.30 pm
|
Ø Bengkel: Analisa Latihan
|
Group activity
|
| |
|
|
|
5.00 pm
|
TAMAT
“RUMUSAN LATIHAN”
|
|
| For furthe details please contact us: Tel: 05-2415722 Email: minaglobal@gmail.com |
|
|
BACK HOME ACTION PLAN
For further details please contact us:
MINA RESOURCES SDN BHD
119- Jalan Kampar, 30250, Ipoh,
Perak, Malaysia.
TEL: 605-2415722
FAX: 605-2536943
Internet-E-mail:
http://www.mina.edu.my
E-mail: dradalat@gmail.com or mina@streamyx.com
